1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
De conformidad con lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”), CLEANITY, S.L. y CLEANITY RECYCLING WASTE, S.L (en adelante “CLEANITY, la “Organización”o la “Compañía”) ha implantado un Sistema Interno de Información (el “Sistema” o “Canal Ético”) que se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento de la Organización y se dirige a fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado en CLEANITY.
A través del Sistema Interno de Información, cualquier persona vinculada a la actividad de la Compañía podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave o muy grave, resulten sospechosas de un ilícito penal, versen sobre infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, o cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación a sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior, siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización.
CLEANITY ha externalizado la gestión del Sistema a través de una herramienta tecnológica, garantizando con ello que los datos se almacenen en un servidor ajeno a la Organización.
A través del Sistema podrán trasladarse informaciones por escrito o de forma oral mediante un sistema de grabación de voz. Asimismo, las comunicaciones podrán realizarse verbalmente mediante reunión presencial a solicitud del interesado que deberá celebrarse en el plazo de siete (7) días.
CLEANITY integra en el presente Sistema todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha. Se informa, asimismo, que CLEANITY ha designado como Responsable del Sistema Interno de Información (el “Responsable”) al Comité de Compliance de la Organización (el “CC”).
El Procedimiento que seguirá la tramitación de las informaciones que se reciban se encuentra establecido en el procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en el Canal Ético (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación las garantías y principios básicos que se seguirán tanto en la recepción y gestión de comunicaciones, como en el procedimiento de investigación.
2. GARANTÍAS DEL CANAL ÉTICO DE CLEANITY
1. Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Sistema y de la investigación guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
2. Anonimato: Las comunicaciones presentadas pueden ser anónimas (a elección del Informante). Por lo expuesto, para interponer una comunicación no será necesario incluir la identidad del Informante, ni el departamento del que procede la comunicación, ni ninguna información que permita identificarlo.
3. Independencia y autonomía: el Responsable del Sistema Interno de Información designado por el Órgano de Administración de la Organización es autónomo e independiente para la gestión del Sistema.
4. Conflictos de Intereses: el Sistema establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
5. Protección ante represalias: CLEANITY protegerá de cualquier represalia a los informantes que, de buena fe, comuniquen incumplimientos de la legislación vigente.
6. Derechos de defensa y presunción de inocencia: CLEANITY garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
7. Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Sistema y en la investigación de las comunicaciones.
3. PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN
1. Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción. Se exceptúa de la obligación de enviar acuse de recibo en los supuestos en que dicha comunicación pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
2. Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo en casos de especia complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
3. Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera aportaron, se le solicitará información adicional.
4. La persona afectada tiene derecho a que se el informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Sistema Interno de Información con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
5. Al finalizar la investigación, el Responsable del Sistema realizará un informe que enviarán al órgano pertinente en función de la materia de la que verse la comunicación para que adopte las medidas oportunas.
6. Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal.
4. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN
A través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que se configura como canal externo, la denominada Autoridad Independiente de Protección del Informante, dependiente del Ministerio de Justicia, quien será competente para la recepción y tramitaciones de aquellas comunicaciones que se reciban a través del canal externo regulado en el título III de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, relativas infracciones o incumplimientos previstos en dicha ley que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
5. PROTECCIÓN DE DATOS
La información y los datos personales que el informante facilite a través de este Sistema será tratada por la Organización, con la finalidad de gestionar la comunicación realizada, investigar, tramitar y en su caso resolver el potencial incumplimiento de la ley y/o normativa por la misma. Los datos se tratarán en base al cumplimiento de la obligación legal establecida en la normativa aplicable, por el interés público y el interés legítimo de la Organización. Los datos del informante no serán comunicados a terceros, salvo que sea necesario para la resolución de la comunicación
Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose a CLEANITY, acompañando copia de su DNI a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad.
Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante el delegado de Protección de Datos de CLEANITY (info@cleanity.com).
6. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LA POLÍTICA
La presente Política será revisada y actualizada cuando resulte procedente, a propuesta del Responsable del Sistema, con el fin de adaptarla a los cambios legislativos o jurisprudenciales que se sucedan o cambios en el modelo de negocio de CLEANITY, garantizando en todo caso su efectiva implantación.
